読点は多めに

例えば「2017年5月8日・プロジェクトA・会議の出席確認」のように案件名や商品名など固有キーワードと日付を件名に使えば検索もしやすく時系列的にも見やすい。「出席確認」でメールを読んだ後に求められている対応も明確だ。

「件名はメールを読むときには気にするが、書くときには意識しない人が意外に多い」と平野さんは指摘する。「メールは送信すれば相手は必ず読んでくれるものと思いがちだがそれは危険。件名で『これは読まなければ』と思わせる必要がある」。なるべく重要なキーワードを前に置いて20文字以下を目安につけるとよい。

メールが開封されてからも注意点は多い。平野さんが強調するのが「メールの文章を気にする人が多いが、まず大切なのは見た目の体裁」という点。多忙なビジネスパーソンは一見してメール内容を把握したい。開いたメールが改行なしで文字が詰まって真っ黒では見ただけで読む気力がうせ、「これは後回し」と扱われてしまう。

読みやすさのポイントは余白を多めにとることだ。1行を20～30文字程度に収め、短い文を繰り返す。5行程度で段落を区切り、段落ごとに1行空けて隙間を作る。要点は箇条書きにして、◎や□などの記号、ケイ線も効果的。読点は意識的に多く使い、漢字を多用しない方が読みやすい。

「『宛名→挨拶→名乗り→要旨→本文→結びの挨拶→署名』というビジネスメールの基本の型に則してレイアウトも工夫すれば読みやすいメールになる」と平野さんは提案する。