Word編の2回目は、段落の見栄えと関わる「縦」方向での注意点にまつわるお話です。「縦」というのは行間と行数のこと。せっかく文字の横位置を整えても、行間が詰まりすぎたり開きすぎたりしていては読みやすくなりません。段落の縦間隔を調整して、情報が伝わりやすい資料に整えましょう。おさらいになりますが、「段落」とはEnterキーで改行を行ったところまでの範囲です。

行間には意味がある

そもそも、どうしてビジネス文書では箇条書きがよく使われるのでしょうか？　それは無駄な文字を省き、少ない言葉で的確に情報を伝えることができるためです。それなのにレイアウトのせいで箇条書きの部分が読みにくくなっていたら、意味がないですよね。文頭をどこに置くかといった文書内での横方向の目配りだけでなく縦方向の「行間」にも気を使うことで、箇条書きはとても読みやすくなります。

ビジネス文書で箇条書きを使用するときの行間調整には、2つのコツがあります。

・段落が1行の箇条書きの場合=均等に行間を空けてページ内で部分的に目立たせる
・段落が複数行の箇条書きの場合=段落の前後の間隔を空けて項目ごとにブロック化

また、1ページから1行だけはみ出してしまった行を収めるために、文章を削ったり改行を削除したりと無駄な手間をかけずに、レイアウトを崩すことなく1ページに収める方法もご紹介します。では、詳しく見ていきましょう。

●段落の行間調整

前回ご紹介した「段落の横位置」を整えたサンプル文書です。

上下を見比べてみると、段落の前に行間をあけた下の文書の方が、パッと見たときに同封書類と提出期限のふたつの箇条書きの内容がはっきりと分かれて箇条書きの部分がより強調されます。箇条書きの項目数が多い場合は、さらに見やすさに差が出てきます。では、やってみましょう。

①行間を広げたい段落をすべて選択

②ホームタブ→段落グループ→行と段落の間隔から［段落前に間隔を追加］をクリック

この箇条書きは見た目として4行ですが、それぞれがEnterキーで改行されているので段落も4つあることになります。各段落の前に12pt（ポイント）の行間が設定されますので全ての行間が空いてしまいますが、段落を分けずに段落内改行を行うことで「同封書類」の内容は行間を空けずブロックにすることができます。

③入社承諾書　1通の後ろをクリックしてカーソルを置く

④右にある改行マークをDeleteキーで削除（誓約書の段落が繰り上がってきます）

⑤Shiftキー+Enterキーで段落内改行（編集記号が改行マークから段落内改行のマークに変わり、開いていた行間が戻ります）

⑥同じように「誓約書」の段落も改行マークを削除して段落内改行に変更