Wordの機能に「スタイル」というものがあります。書式の一括設定を行う機能なのですが、この「スタイル」を機能としてなかなか使いこなせないという声を多く聞きます。今回は単に「スタイルの設定」手順を覚えるだけではなく、そもそもスタイルとはどういうものなのかを分かりやすくご紹介します。

スタイルは白紙の時点で指定されている

Wordを開いて新規作成から新しい文書を作成しようとすると、まず白紙の文書から始まりますよね。実はこの時、すでにスタイルは設定されているのです。

というのはWordには文書の「テーマ」というものがあり、通常の新規文書は「officeテーマ」というテーマが適用されています。デザインタブ→テーマから確認できます。

この「テーマ」では、フォント・色・スタイルなどがセットになっています。もちろんテーマを決めた後にそれらをカスタマイズすることは可能です。また、自分の好きなフォントや配色・スタイルを指定して新たなテーマとして登録しておくことも可能です。つまり、テーマを変更することでスタイルの書式もそれぞれ変えることができるのです。例えば「オーガニック」を選択すると、次の画像のようになります。

「Office」と「オーガニック」を比べてみると、「・（業務内容）」以下で色、フォント、行間が異なっているのをお分かりいただけますか？　左側の余白に「・」がついている段落は、スタイルの「見出し1」「見出し2」が設定されているところ、何も印がない段落はスタイルの「標準」が設定されているところです。テーマが変わるとスタイルの書式が異なっています。

ここで、最初にわかっておいていただきたいことは、

の3点です。では、「あらかじめ組み込まれているスタイルを活用して書式の設定を行うとはどういうことか」が次のお話です。

書式の乱れをなくすことができる！

●スタイルを使うメリット1=書式設定の簡略化

書式を設定したい段落またはテキストを選択して、ホームタブのスタイルグループにあるボタンを使えば、簡単に書式が設定できます。

長文の作成時にはスタイルを設定した箇所が必ず同じになるので、書式の乱れがありません。繰り返し何度も書式の設定を行う手間が省けるということです。

テーマの中に組み込まれたスタイルの書式をそのまま使うことができれば、こんなに簡単なことはありません。しかし作成する資料によって、使いたい書式は表題や内容説明の部分など表現する内容に応じて異なるものです。あらかじめ用意されているスタイルを、作成したい文書にそのまま適用できるケースはほとんどないでしょう。従って、設定を変更して使うことになります。

具体的にどうすればいいのか、契約書の作成を例にご説明しましょう。例えば、文書の作成に際して、見出しの「（業務内容）」には「第1条」という段落番号を付け、12Pt・太字にしたいとした場合、次の設定方法となります。

①（業務内容）の段落を選択

②ホームタブ→段落グループの[段落番号]横の矢印→[新しい段落番号の定義]をクリック