メール関連ショートカットキー、頭文字で覚える達人技
Windowsドヤ顔! 最速操作「アプリ編」(2)
ビジネススキル達人のパソコン操作はときに速すぎて目で追えないほど。キーボードを多用するのが特徴で、マウスとキーの組み合わせ方も秀逸。皆さんもぜひマスターしましょう。操作方法だけでなく、効率的な覚え方も「アプリ編」で5回にわたって伝授します。身に付ければ職場の同僚にドヤ顔できること請け合いです。
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メールでは本文作成で必ずキーボードを使う。それゆえメール操作ではキーボードとマウスを行き来することなく、できる限りキーボードだけで済ませることを信条にしよう。多くのユーザーが使っているOutlookアプリとGmailでは、多彩なショートカットキーが利用可能。しかも幸運なことにメール関連で使う英字キーは"連想ゲーム"で覚えられる。
まずは受信したメールに返信するシーンから見ていこう(図1)。Outlookでは「Ctrl」+「R」キーで返信画面を開き、本文を入力したら、「Alt」+「S」キーで送信できる。全員に返信も可能だ。Gmailも同様に一連の操作をキーボードだけで実行できる。

図1 OutlookアプリでもGmailでもさまざまなショートカットキーが使える。例えばマウス操作一切なしでも返信が可能。キー操作で返信画面を開き、本文を入力し、送信もキー操作で済ませれば作業がはかどる。返信では「(差出人だけに)返信」と「全員に返信」の使い分けも可能。なお、OutlookとGmailでは使用するキーが異なり、Gmailでは事前に図10の設定変更が必要だ
この例でわかるように、メール関連のショートカットキーは英語由来のものが多い。例えば、「送信する」はSendの「S」、返信はReplyの「R」といった具合だ。覚えておきたい英単語を図2に挙げた。ちなみにカーボンコピーはカーボン紙で複写された文書が由来。ブラインドはほかの宛先の人には見えないことを意味する。

図2 メール関連のショートカットキーの多くは、英単語からの連想で覚えられる。ここに示した8つの英単語を覚えておけば事足りる