ビジネス文書を作成するときに、相手に伝えたいことをどのように表現していますか？　文章で伝える、表で伝える、箇条書きで伝える――表現方法は様々です。

これから2つの文書作成例をご覧いただきます。例1と例2では、どちらが伝わりやすいでしょうか？

＜例1＞

＜例2＞

文章を箇条書きにすることで、伝えたい内容を分かりやすく簡潔に届けることができます。さらに情報が増えるとどうでしょうか？　再び、2つの例で比べてみましょう。

＜例1-1＞

＜例2-1＞

いかがですか？　やはり箇条書きにした方が、瞬時に内容を届けられますよね。今回のように、情報量が多い場合は「見出し1」（上の例2-1で「社員研修申込」「マナー研修」「OA研修」に相当する部分）「見出し2」（同「研修科目」「締め切り」などに相当する部分）というように、内容を整理して伝える工夫が必要となります。

上の例2-1で「1」や「2」、そして「①」「②」などがあるように、箇条書きしたものに「段落番号」（前者）を付けて項目数がわかりやすいように「項目番号」（後者）を振るという手法があります。これは契約書やマニュアルといった長文で必ず使われています。

この時に「段落番号は洋数字で、項目番号は丸数字で」といったようにそれぞれで使いたい書式をセットにして設定することができます。あらかじめ設定しておけば、項目の増減によって自動的に番号が振り直されます。例えば「①」の次は自動的に「②」となり、書式の乱れもなくなります。今回は見出しと連動して使用する、階層化された番号「アウトライン番号」についてです。

長文作成で役に立つアウトライン番号

今から契約書を例に、作成手順について順を追ってご紹介します。まず、契約書の内容のみを入力した「ベタ打ち」データを用意しましょう。

書式のないこの文書を、「アウトライン番号」を使って仕上げると次のように変わります。

では、アウトライン番号を設定していきましょう。まず「第○条」の部分からです。

●アウトライン番号の作成

1:ベタ打ちの契約書の内容部分をすべて選択します。