2:第2条から第4条と表示されている段落は、第1条の内容として見出し2の設定にしたいところです。そのために、選択してTabキーを1回押してレベル下げを行います。

同じように文書の段落それぞれに書式のクリアとレベル下げを行っていきます。

レベル1の「第○条」は、自動的に連番に振り直されていきます。レベルを1つ下げるときはTabキーを1回、2つ下げるときは2回押します。

段落番号や書式の乱れがなく文字配置もきちんと同じに配置され、素早く契約書を作成することができます。レベルを下げすぎてしまったときは、Shiftキー+Tabキーでレベルを上げることができます。

今回は契約書を例にご紹介しました。マニュアルやリポート作成の時には、選択するアウトラインの種類によってレベル1の番号をレベル2に表示して連続番号を作成することもできます。

アウトライン番号の作成時には、オプションから見出しスタイルの関連付けを行いましたが、こうしておくことで見出しスタイルの更新や目次の自動作成が行えるようになります。設定された見出し1のフォントサイズ・フォント・行間などは前回ご紹介したスタイルの更新から進めましょう。

では、きょうのポイントです。

アウトライン番号を使いこなせるようになると、長文編集の効率がグッと向上します。ぜひチャレンジしてみてくださいね。

よくある質問

Q:アウトライン番号を設定した段落の文字位置がそろわなくて困ることがあります。どうしてですか？

A:アウトライン番号の設定に矛盾はないですか？　例えば「第1条」のようにアウトライン番号を設定したとき、「第10条」と2桁になったときはインデント位置を多くとっておかないと矛盾が生じます。

●インデント位置を15mm（約4文字の位置）に設定した場合
アウトライン番号の「第10条」がすでに4文字を超えているため矛盾が生じています。項目の文字位置が4文字の位置に配置できずに8文字に位置に配置されてしまいます。

●インデント位置を22.5mm（約6文字の位置）に設定した場合
アウトライン番号の「第10条」が6文字以内に収まっているので、項目の文字位置が指定した6文字の位置でそろいます。

ちなみに、10.5Ptの文字2文字で7.5mm、4文字で15mmを基準に文字位置を指定するときれいに配置が整いますよ。

次回はExcel編（4）です。ご期待ください。

四礼静子（しれい・しずこ）

フォーティ（東京・台東）取締役。日本大学芸術学部卒。CATVの制作ディレクターを退職後、独学でパソコンを習得。東京・浅草に完全マンツーマンのフォーティネットパソコンスクール（http://www.fortynet.co.jp/）を開校して20年以上になる。近著に「スペースキーで見た目を整えるのはやめなさい」「エクセル方眼紙で文書を作るのはやめなさい」（ともに技術評論社）