今回はExcelの印刷の話です。

Wordを新規で開くとA4縦で余白が設定された状態で表示されます。そのため、いま入力しているデータが用紙のどこに印刷されるのかがすぐわかります。ところがExcelのワークシートは、余白も見えなければA4のどの位置に表があるのかもわかりません。印刷を前提としたレイアウト表示のWordに比べ印刷イメージがとらえにくいのです。データで管理するため印刷の必要がない場合は支障ありませんが、いざ印刷しようとするとうまくページに収まらず困ってしまうことがあります。

まずは小さな表、大きな表を印刷するときのポイントを押さえておきましょう。

小さな表を大きく印刷したいとき

データが少ない小さな表を印刷したときに、A4用紙の左上にちょこんと印刷されている資料を見かけます。見えればいいだろうと考えるのではなく、資料を見る人のことを考え少しでも見やすく印刷したいものですね。

△　印刷設定を行わず印刷した場合:左上に寄ってしまう

○　印刷設定を行った場合:用紙の左右中央に収まる

＜印刷設定の仕方＞

①　用紙の左右中央に設定:ファイルタブ→印刷→ページ設定→ページ設定ダイアログの余白タブ→ページ中央の「水平」にチェックを入れます。（垂直にチェックを入れると上下の中央に配置されます）

②　表の拡大:同じくページ設定のダイアログからページタブ→拡大/縮小に数値を入力（拡大率は任意）します。

このようなちょっとした気配りで資料だけでなく作り手の印象も良くなります。

大きな表をはみ出さずに印刷したいとき

印刷すると、「1列はみ出した」「1行はみ出した」といって2ページになってしまうことがあります。全体の行間をつめてみたり列幅をぎりぎりに狭めてみたり、あるいは余白の調整で乗り切ろうとして手間取った、ということはないですか？

そんなときは、列・行の縮小を行うことで簡単に1ページに収めることができます。

△　右端の1列（携帯番号）のみが次のページになってしまう

○　列の縮小を行うと、右端の列（携帯番号）も1ページに収まる