パソコンからでもスマートフォン（以下、スマホ）からでも無料で使えて、最大15GBものメールを保存できるのがGmailです。しかも日々進化していて、ユーザーインターフェースの変化だけでなく、新しい機能の追加も頻繁にあります。以前からある機能に意外な使い方が隠れていることも。何に使えるのか、どう使うと便利なのかを知って、もっと快適にGmailを活用しましょう。具体的なポイントを6回にわたって徹底解説します。

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大事なメールは整理して保管し、それ以外のメールは削除するなどして、「メイン」タブのメールを最小限に保つのが、重要メールの見逃しを防ぐコツ。

「ラベル」で振り分け、自由度が高く作業も簡単

一般的なメールアプリでは差出人や用件ごとのフォルダーで整理する。しかし、「B社から来たプロジェクトXのメール」は、「B社」と「プロジェクトX」のどちらに入れるか迷っていると仕分けに時間がかかる（図1）。

図1　通常のメールアプリでは、メールをフォルダーで分けて整理する（左）。Gmailでは、メールごとに複数のラベルを付けることができ、ラベルを選択すれば、そのラベルを付けたメールの一覧を表示できる（右）

Gmailはフォルダーではなく「ラベル」で仕分ける。1通のメールに対して複数のラベルを付けられるのがポイント。「B社」と「プロジェクトX」の両方を指定できるので、迷いなく仕分けられる。

ラベルは「新しいラベルを作成」ボタンで簡単に作成できる（図2）。ラベル内をさらに細分化することも可能だ。「B社」のラベルの下に「プロジェクトX」ラベルを作る場合、先に「B社」のラベルを作成。「プロジェクトX」のラベルを作る際に、「次のラベルの下位にネスト」で「B社」を指定すればよい。

図2　メニューから「新しいラベルを作成」を選択する（1）。ラベル名を入力し（2）、「作成」をクリックするとラベルができる（3、4）。階層構造のラベルを作成する場合は、まず親のラベルを作り、子のラベルを作成するときに親のラベルを指定すればよい