容量を減らす手段として、済んだ案件に関するメールをまとめて削除するのも有効だ。メールを削除するのは気が引けるかもしれないが、何かあったときのためにバックアップを作成しておけば安心して消せる。Gmailでは、ラベルごとにバックアップが可能だ。

「Googleデータエクスポート」にアクセスすると、Googleサービス全体のバックアップが選択されているので、いったん選択を解除してからメールのみを選択する（図14）。「メールのコンテンツオプション」を表示させ、バックアップしたいラベルだけを選択すればよい（図15）。エクスポートには少し時間がかかるが、データのダウンロードが可能になるとGmailに知らせが届く（図16）。削除するラベルだけでなく、ほかのラベルも定期的にバックアップして安全に利用したい。

図14　「Googleデータエクスポート」にアクセスする。「選択をすべて解除」を選んでいったん全サービスの選択を解除する（1）。下方向にスクロールして「メール」のみにチェックを入れ、「メールのすべてのデータが含まれます」をクリックする（2、3）

図15　次の画面で保存したいラベルのみにチェックを入れて「OK」をクリックする（1、2）

図16　エクスポート作業が完了するとメールが届く。記載されたリンクをクリックしてデータをダウンロードする

（ライター　鈴木眞里子（グエル））

［日経PC21 2023年2月号掲載記事を再構成］