「わからないので教えてください」といったざっくりとした聞き方では、相談された側も何をどこまで話せばよいのか戸惑ってしまいます。具体的なアドバイスをもらうためには、「こうかなと思っているのですが、このまま進めてもよいでしょうか」とわからないなりに仮説を持っていくことがポイントです。そして、その結果について必ず「お礼と報告」をしましょう。

日経ビジネススクールオンデマンド「話す力向上でチームワーク強化」より

報告の最初は評価を一言で

続いて、チームワーク強化につながる適切な「報告」の仕方について解説します。まず、スムーズな報告をするためには、下図のような流れが基本となります。

日経ビジネススクールオンデマンド「話す力向上でチームワーク強化」より

最初に、報告する対象が良かったのか悪かったのか、一言で伝えます。ここが報告を受ける上長やリーダーが一番気になっている部分です。次に印象に残っている点や、うまくいった/いかなかった理由を自分なりに伝えましょう。自分が現時点で感じている推測や意見を話すときは、「あくまで個人的な考えですが」という枕詞を使うと、角が立たないコミュニケーションが実現できます。

重要なポイントは最後に「今後」について話すこと。ポジティブに報告を締めくくることができます。

＜トラブルの報告＞

トラブルについて報告する際のポイントは、以下の3点です。

トラブルが起きると、つい原因を長々と説明したくなります。しかし、上長が知りたいのは「まず何があったのか」。トラブルの全体概要を簡潔に報告した後で、詳細を伝えましょう。ここでの「詳細」とはトラブルが起きた相手（お客様）の様子が分かるような詳細です。最後に、今後どうするのかを共有しましょう。

＜進捗状況の報告＞

進捗状況についての報告では、以下の3つがポイントです。

まずは現在どこまで進んだのか、「全体の●%」のように明確にしましょう。また、この順番で進捗状況を話すときのポイントは、「以上、ここまでで生じたミスについてです」「変わって今後のスケジュールです」と、何の話をするのか、明確にしたうえで話を展開させることです。今60%まで進捗しているとしたら、0から60%までの過程をすべて説明しなければいけないわけではありません.。ポイントを絞って報告しましょう。

まとめ

「指示」「報連相」の具体的なやり方を中心に、チームでの話し方のポイントを解説してきました。これらを実践することで、チーム内のコミュニケーションが円滑になり、チームワークの強化につながるでしょう。

日経ビジネススクールオンデマンド「話す力向上でチームワーク強化」

チームワークについてさらに知りたい方はこちら