Word文書に別ファイルを埋め込み、紛失を防ぐ便利技
ビジネススキルオブジェクトは通常行に挿入、周囲をトリミングして配置する
作例は、セミナー記録の文書。セミナーの一覧表に、各回のリポートを記したPDFファイルを埋め込む。外部のファイルはWordのオブジェクト要素として文書に埋め込むが、図形や画像などのオブジェクトとはやや扱い方が異なる。その辺りにも留意しながら操作していこう。
では、PDFファイルを埋め込んでみよう。まず、ファイルを埋め込む位置にカーソルを移動して「挿入」タブの「オブジェクト」ボタンをクリックし、「オブジェクトの挿入」画面の「ファイルから」タブで「参照」ボタンをクリックする（図3）。
図3 別ファイルを埋め込む位置にカーソルを移動し、「挿入」タブの「オブジェクト」ボタンをクリックする（1〜3）（サンプルファイル（https://web-cache.stream.ne.jp/www11/nikkeibpw/pc/pc21/download/2301word.zip）をダウンロードすると、ファイルを埋め込む操作を画面の例で試せる）。表示される「オブジェクトの挿入」画面で「ファイルから」タブを開き、「参照」ボタンをクリックする（4、5）
なお、作例のようにファイルを表内に埋め込む場合でも、カーソルは通常の行に移動して操作する。セル内に埋め込んだオブジェクトは、思い通りに操作できないことがあるからだ。
ファイル選択の画面で埋め込むPDFファイルを選び、戻った「オブジェクトの挿入」画面で「アイコンで表示」をチェックすると、アイコンとタイトル（ファイル名）が表示されるので確認しよう（図4）。このままでよい場合は「OK」ボタン、アイコンやタイトルを変更する場合は「アイコンの変更」ボタンをクリックする。
図4 表示される画面で埋め込むファイルの保存場所を指定し、ファイルを選択して「挿入」ボタンをクリック（1〜3）。前の画面の「ファイル名」欄に選択したファイルが表示される（4）。「アイコンで表示」をチェックし、「アイコンの変更」ボタンをクリックする（5、6）。そのままでよければ「OK」ボタンを押す
作例ではタイトルのファイル名を消したいので「アイコンの変更」画面を表示し、「タイトル」欄を削除して1文字分のスペースを入力した（図5左）。結果を確認して「OK」ボタンをクリックすると、選択したファイルがアイコン表示で埋め込まれる（図5中・右）。
埋め込んだファイルはWordのオブジェクトなのでクリックで選択でき、表示サイズは四隅のハンドルをドラッグして変更できる。ただし図形や画像とは異なり、リボンメニューに専用のタブは表示されない。
図5 アイコンとタイトルの編集画面が表示される（1）（PDFファイルのアイコンが表示されない場合は、あらかじめ「¥Windows¥Installer」の配下にあるフォルダーから「_PDFFile.ico」の所在を検索しておき、図11の要領でそのファイルを選択する。「_PDFFile.ico」があるフォルダーの場所はパソコンによって違っていることがある）。作例ではアイコンだけを表示するので「タイトル」欄のファイル名を削除、そのままでは挿入時にファイル名が消えないため1文字分のスペースを入力する（2）。「OK」ボタンをクリック（3）。前の画面でファイル名が消えたのを確認し、「OK」ボタンをクリックする（4、5）。埋め込んだオブジェクトがアイコン表示でカーソル位置に挿入される。クリックするとオブジェクトが選択される（6）。ただし、リボンにオブジェクトを操作するタブは表示されない（7）
