Excel編の第1回で、リスト表と集計表では作成時に書式が違うという点をお伝えしました。日常の業務では、集計の元となるリスト表がきちんと作成されていることが一番大切です。今回は、効率よく入力できるリスト表作成のコツをご紹介します。

リスト表は「最強の表」

情報の集合体であるリスト表を様々な角度から集計することにより、数字が持つたくさんの情報を引き出すことができます。Excelでは、この「情報の集合体であるリスト表」が一番重要で活用範囲が広い「最強の表」といえるでしょう。

リスト表には「CSVデータ」などを変換して作成するリスト表と、データを入力して作成するリスト表の2種類があります。CSVデータは、メモ帳やメールソフトといったExcel以外のほとんどのソフトで取り込んで編集できる汎用性の高いデータです。

CSVデータを変換して作るリスト表のように「既にデータありきの表」の精査では、関数を使用してデータの乱れを整えます。一方、ゼロからデータを入力して作るフォーマットのリスト表では、いかに入力しやすくミスが起こりにくいかが作成時のポイントになります。

さらに、リスト表の作成で重要なことは、項目（フィールド）に何が必要かをしっかりと考えて決めることです。例えば、リスト表に担当者名がないのに担当者別の集計を求めることはできません。どのような集計が行われるのかを考え、リスト表の項目を決めることが最初に行うことになります。そして項目が決まったら、それぞれの項目の「入力のしやすさ」を工夫していきます。

【入力モードの自動切り替え】

下図のようなリスト表を作成するとした場合、列が変わるたびに入力モードを「A」（英数）から「あ」（ひらがな）、「あ」から「A」に切り替える必要があります。このとき、入力した後に「あらら、メールアドレスが日本語になっちゃった！」と慌てて削除して入力し直すことはないでしょうか？

※表のデータはイメージです

今回のリスト表では、各項目の入力モードは下記のようにしたいと考えています。列が移動したら自動的に入力モードが変化すれば、とてもラクですよね。入力モードの自動切り替えは、データの入力規則から設定できます。

【入力モードを半角英数に設定する】

1:半角英数で入力したい列をすべて選択（ここではE・F・G・J列）
列ナンバーをドラッグして複数列全体を選択します。このとき、離れた列はCtrlキーを押しながらクリックします。

2:データタブ→「データの入力規則」をクリック

3:データの入力規則ダイアログ→日本語入力タブをクリックして、IMEの日本語入力を[オフ（英語モード）]に設定

4:OKボタンをクリック

同じように、日本語入力を行いたい列には[ひらがな]を設定します。

行にデータを入力するときは、セルの移動にTabキーを使用すると横移動ができます。アクティブセル（選択中で入力作業の対象になっているセル）が移動すると、自動的に入力モードが変更されるようになります。