【表記ゆれや変換ミスをなくす】

同じデータを繰り返し入力する列の場合、変換ミスや入力ミスを防ぐために「リスト入力」を使用すると便利です。プルダウンのリストに表示されるもの以外の入力ができなくなります。

左=入力可能なデータが一覧に表示　右=一覧以外のデータを入力するとエラーになる

では、リスト入力を作成しましょう。

1:リスト入力を設定したい列を選択（ここではD列）
2:データタブ→データの入力規則をクリック

3:「データの入力規則」を選択→設定タブ→入力値の種類を「リスト」に変更
4:「元の値」に表示したいデータを半角カンマで区切って入力
5:OKボタンをクリック

セルを選択するとセルの右側に▼が表示されます。▼をクリックして表示された一覧から入力したいデータをクリックすると自動入力されます。

このとき、セルではなく列を選択してリスト入力を設定したので、1行目のフィールド名にもリスト入力が設定されるようになっています。

そこで、1行目のセルを選択してリスト入力を解除しておきましょう。

1:データタブ→データの入力規則→「データの入力規制」をクリック

2:設定タブ左下の[すべてクリア]をクリック
3:OKボタンをクリック

PHONETIC関数を有効活用しよう

【フリガナを自動表示する】

手入力でリスト表を作成するときには、できるだけ入力を簡単にしたいものです。名前とフリガナの場合も、同じ名前を漢字とカタカナで2回入力するということは1000人のリストで2000人分の名前を入力するのと同じことになります。ここは「PHONETIC関数」という関数を使用して、フリガナが自動で入力されるようにしましょう。

1:フリガナを表示したいセルを選択（ここではC2）
2:数式タブ→その他の関数→「情報」から「PHONETIC」をクリック

3:引数の参照には、フリガナを表示したい名前が入力されるセルをクリック（ここではB2）
4:OKボタンをクリック

5:C2のセル右下角にあるフィルハンドル（緑色の四角）を必要な行までドラッグして数式をコピー

以上の操作で、B列に名前を入力するとC列にフリガナが表示されます。