契約書やマニュアル、リポート、報告書など複数ページになる長文の資料の場合、目次の作成が求められます。本文から目次にしたい部分をコピーして貼り付けてページ番号を入れ書式を整える……。なんて手間を考えると、ぞっとしますよね。

以前ご紹介した（word編の第3回「ワードの『スタイル』を理解しよう　書式を楽々一括設定」）「見出しスタイル」が設定できていれば、目次は簡単に作成することができます。自動作成した目次では内容やページ数に変更が生じても「目次を更新」することで、いつでも最新情報の目次を作成できるのです。長文の資料作成を行う方はぜひ覚えておきたい機能ですね。

スタイルと連携した目次の自動作成

作成した文書の見出し部分には、あらかじめ見出しスタイルが設定されていることが条件となります。長文の中から「見出し1」をピックアップして目次を作成してみましょう。

①目次を作成したい箇所にカーソルを置く

②参考資料タブ→目次グループ→目次から[ユーザー設定の目次]をクリックします。

③スタイルが設定されている「見出し1」を目次に表示したいので、表示された目次ダイアログのアウトラインレベルを「1」に変更します。見出しの2までを目次に表示したい場合は「2」、見出しの3までを表示したい場合は「3」を指定します。

④OKボタンをクリックします。

カーソルのある場所に目次が自動作成されます。作成された目次はこちら。

ページ番号の修正を忘れずに

現状のままだと、目次のページが1ページ目になるため、「1　イベント概要」が2ページ目になっています。本文を1ページ目として表示したい場合は、ページのカウント方法を「0」から始まるように設定し直しましょう。

●ページ番号を直す方法

①挿入タブ→ヘッダーとフッター→ページ番号から[ページ番号の書式設定]をクリックします。

②表示されたページ番号のダイアログにある連続番号の「開始番号」をチェックし、「1」を「0」に変更し、OKボタンを押します。