ルールから漏れた広告やメルマガを整理するコツ
完全撃退！迷惑メール（7）
ビジネススキル正規の広告やメルマガが受信トレイに大量にある場合は、差出人で並べ替えて一括処理しよう。Outlookアプリでは並べ替え後に複数同時選択してフォルダーへ移動させると効率が良い（図17）。並べ替えができないGmailでは「From:メールアドレス」で検索するとよい（図18）。
図17 Outlookアプリで複数の広告やメルマガをまとめて移動・削除したいときは、「表示」タブの「並べ替え」にある「差出人」をクリックして、アドレス順に並べ替えると選択しやすい（1）（2）。メールを一括選択するには、先頭をクリックした後で「Shift」キーを押しながら最後をクリック（3）（4）。そのままフォルダーにドラッグすればよい（5）
図18 Gmailでは差出人で並べ替えられないので、「From:」という検索演算子で差出人アドレスを検索してから全選択する（1）（2）。表示しきれないメールがある場合は、「この検索条件に一致するすべて…」をクリックすれば全選択できる（3）。あとは目的のラベルにドラッグすればよい（4）
大事なメールをすぐ見つけるワザとして、Outlookアプリの「検索フォルダー」も覚えておこう。特定条件に合致したメールだけを一覧表示する仮想的なフォルダーで、「Aさんとのやり取り」だけをピックアップしたいときに重宝（図19）。設定は簡単で、「特定の人と交換」「未読」といった条件テンプレートが用意されている（図20～図22）。
図19 「検索フォルダー」はGmailにはないOutlookアプリの独自機能。検索条件に該当したメールを一覧表示する仮想的なフォルダーだ。受信トレイが迷惑メールだらけのときに力強い味方になる。複数のフォルダーに分散したメールもまとめてピックアップできるので、特定の人とのやり取りをまとめて確認したいなら、検索フォルダーを活用すると効率的だ
図20 Outlookアプリの画面左下にある「検索フォルダー」を右クリックして「新しい検索フォルダー」を選択（1）（2）
図21 よく使われる検索条件がテンプレートとして用意されている。例えば「Aさんとのやり取り」を条件にしたいなら、「特定の人と交換したメール」を選ぶ（1）。「選択」を押して、アドレス帳から相手のメールアドレスを指定すればよい（2）～（4）
図22 「検索フォルダー」の下階層に新しい仮想的なフォルダーが作成される（1）。クリックすると、指定した相手とのやり取りが自分から送ったメールも含めて一覧表示される（2）
購入したアプリのライセンスコードなどが書かれた大事なメールは、個別にファイル保存しておく手もある（図23、図24）。
図23 Outlookアプリでは保存したいメールをアプリの外側にドラッグすると、MSG形式
図24 Gmailで保存したいメールを開いたら、右上の縦の3つの点ボタンから「メッセージをダウンロード」を選ぶ（1）（2）。こちらはEML形式で保存されるので、開くにはメールアプリが必要。不都合がある場合は、印刷を実行してPDF形式で保存するとよい
（ライター 五十嵐俊輔）
［日経PC21 2022年4月号掲載記事を再構成］
